Forschungsinterviews DSGVO-konform offline transkribieren

Transkribieren Sie die Aufnahmen auf Ihrem eigenen Rechner mit einem lokalen Spracherkennungsmodell. Dann erhält kein Transkriptionsdienst Ihre Interviews. Gleichen Sie anschließend das Transkript mit der Aufnahme ab, ersetzen Sie Namen durch Kürzel und speichern und löschen Sie die Dateien so, wie es Ihr Datenmanagementplan vorsieht.

Die lokale Transkription erspart Ihrem Projekt einen Auftragsverarbeiter. Einwilligung, Rechtsgrundlage und die Prüfung durch Ihre Einrichtung bleiben trotzdem nötig. Stimmen Sie die Einzelheiten mit der oder dem Datenschutzbeauftragten Ihrer Einrichtung ab.

Dieser Ratgeber beschreibt die Schritte mit TrueScribe unter Windows oder Linux. Mit jedem anderen lokalen Transkriptionswerkzeug gehen Sie genauso vor.

Warum es auf den Transkriptionsschritt ankommt

Eine Interviewaufnahme enthält personenbezogene Daten. Stimme, Namen und Orte beziehen sich auf eine identifizierbare Person im Sinne von Art. 4 Nr. 1 DSGVO. Qualitative Interviews berühren oft auch Gesundheit, politische Meinungen oder religiöse Überzeugungen. Das sind besondere Kategorien nach Art. 9 Abs. 1 DSGVO, für die strengere Bedingungen gelten.

Ein Online-Transkriptionsdienst verarbeitet diese Daten in Ihrem Auftrag. Nach Art. 28 DSGVO brauchen Sie dann einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Stehen die Server außerhalb der EU, gelten zusätzlich die Übermittlungsregeln aus Kapitel V. Transkribieren Sie die Aufnahme auf Ihrem eigenen Rechner, gibt es für diesen Schritt keinen Auftragsverarbeiter.

Die Modelle vor dem ersten Interview laden

TrueScribe führt Whisper lokal aus und schlägt ein Modell vor, das zu Ihrer Hardware passt. TrueScribe lädt das Modell bei der ersten Nutzung einmal herunter und verwendet es danach offline. Eine Grafikkarte brauchen Sie nicht. TrueScribe läuft auf der CPU und nutzt eine Vulkan-Laufzeit, wenn Ihre Hardware sie unterstützt.

1. Installieren Sie TrueScribe und transkribieren Sie eine kurze Testaufnahme ohne Forschungsdaten. Ein Diktat mit Ihrer eigenen Stimme genügt.
2. Mit Pro aktivieren Sie Ihre Lizenz und lassen die Sprechererkennung über dieselbe Testdatei laufen, damit auch dieses Modell geladen wird. Probieren Sie jede Funktion, die Sie später nutzen wollen, einmal aus, solange Sie online sind.
3. Verlangt Ihr Projekt einen Offline-Arbeitsplatz, trennen Sie jetzt die Netzwerkverbindung, bevor Sie eine Interviewaufnahme öffnen.

TrueScribe nutzt das Netz für Modell-Downloads, Medienlinks, Lizenzprüfungen, Updates und Fehlerberichte. Diese Dienste können technische Verbindungs- oder Diagnosedaten erhalten. Ihre Aufnahmen und Transkripte bleiben auf Ihrem Rechner, wie die Datenschutzerklärung erklärt. Sind die Modelle geladen, braucht die Transkription selbst keine Verbindung.

Interviews auf dem eigenen Rechner transkribieren

Ziehen Sie die Audio- oder Videodatei in TrueScribe. TrueScribe erkennt die gesprochene Sprache automatisch, oder Sie wählen sie aus. Die Datei wird lokal dekodiert und transkribiert, ohne Upload-Schritt und ohne Konto.

Die kostenlose Version transkribiert lokale Dateien ohne Zeit- oder Dateilimit. Pro ergänzt eine Stapelverarbeitung, mit der Sie alle Interviews einer Erhebung auf einmal hinzufügen.

Das Transkript mit der Aufnahme abgleichen

Spracherkennung macht Fehler, vor allem bei Namen, Dialekt und Überlappungen. Hören Sie die Aufnahme entlang der Wellenform nach und korrigieren Sie den Text, wo er abweicht.

Mit Pro erkennt TrueScribe Sprecher lokal, und Sie können sie benennen. Verwenden Sie dafür die Kürzel Ihrer Studie, etwa “Interviewerin” und “P07”, statt echter Namen.

Das Transkript pseudonymisieren

1. Ersetzen Sie Namen, Arbeitgeber, Orte und andere identifizierende Angaben durch Kürzel oder neutrale Umschreibungen.
2. Bewahren Sie die Zuordnungsliste getrennt von den Transkripten auf. Erst diese Trennung macht Daten im Sinne von Art. 4 Nr. 5 DSGVO zu pseudonymisierten Daten.
3. Durchsuchen Sie die TrueScribe-Bibliothek nach jedem echten Namen auf Ihrer Zuordnungsliste. Die Suche erfasst alle Transkripte, Sie müssen also nicht jede Datei öffnen. Wiederholen Sie das, bis die Suche nichts mehr findet.

Nach Erwägungsgrund 26 DSGVO bleiben auch pseudonymisierte Transkripte personenbezogene Daten. Pseudonymisierung senkt das Risiko, die Transkripte fallen aber weiter unter die Verordnung.

Alle Modelle lokal ausführen

Die KI Recherche beantwortet Fragen zu einem Transkript, und Pro übersetzt Transkripte lokal in 25 Sprachen. Transkription, Übersetzung und KI Recherche können jeweils auch einen Cloud-Anbieter nutzen, den Sie einrichten. Lassen Sie für Interviewdaten alle drei auf einem lokalen Modell.

Ein Cloud-Anbieter erhält bei jeder Anfrage die dafür nötigen Inhalte, darunter unter Umständen Audio und Transkripttext. Damit wird er zum Auftragsverarbeiter, und Sie brauchen auch mit ihm einen Vertrag nach Art. 28 DSGVO.

Speichern, exportieren und löschen

TrueScribe speichert Aufnahmen und Transkripte gemeinsam in einer Bibliothek auf Ihrem Rechner. Schützen Sie diesen Rechner mit einer vollständigen Festplattenverschlüsselung, etwa BitLocker unter Windows oder LUKS mit cryptsetup unter Linux. Art. 32 DSGVO nennt Verschlüsselung ausdrücklich als mögliche Sicherheitsmaßnahme.

Sobald das Transkript auswertungsreif ist, exportieren Sie es. Die kostenlose Version exportiert TXT, SRT und WebVTT. Pro ergänzt Dokumente und strukturierte Daten. TrueScribe kodiert und analysiert keine Interviews, deshalb importieren Sie den Export in Ihre Auswertungssoftware.

Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO begrenzt, wie lange Sie Daten in identifizierbarer Form speichern dürfen, mit Spielraum für die Forschung nach Art. 89 Abs. 1. Legen Sie fest, wann Sie die Originalaufnahmen löschen. Aufnahmen, Transkripte und Verlauf können Sie lokal von Ihrem Gerät löschen, beziehen Sie also die TrueScribe-Bibliothek in diesen Plan ein.

Was die lokale Transkription nicht klärt

Ihr Projekt braucht weiterhin eine informierte Einwilligung, eine Rechtsgrundlage, Informationen für die Teilnehmenden und bei hohem Risiko eine Datenschutz-Folgenabschätzung nach Art. 35 DSGVO. Darüber entscheiden Ihre Ethikkommission und die oder der Datenschutzbeauftragte Ihrer Einrichtung. Mit lokaler Transkription müssen sie einen Auftragsverarbeiter weniger prüfen.

Laden Sie TrueScribe herunter oder vergleichen Sie es mit noScribe, einem weiteren lokalen Werkzeug, und mit f4, das Aufnahmen auf die Server des Anbieters hochlädt.